Odlazak zaposlenog – Checklist

Kada zaposlenom prestaje radni odnos, bezobzira na činjenicu da li zaposleni odlazi sporazumno ili je došlo do otkaza Ugovora o radu od strane zaposlenog ili poslodavca, poslodavac mora voditi računa da osigura zaštitu svoji interesa i imovine, kojom prilikom bi poslodavac trebao da zaposlenom onemogući dotadašnji način pristupa prostorijama poslodavca i računarskim sistemima.

Kako ne bi došlo do propusta prilikom provere da li je zaposlenom koji napušta kompaniju onemogućen pristup podacima i imovini poslodavca, predlažemo sastavljanje check liste koju je potrebno ispoštovati prilikom prestanka radnog odnosa svakog zaposlenog.

1. Imovina poslodavca

Naime, prilikom zasnivanja radnog odnosa poslodavac svakom zaposlenom u zavisnosti od potreba radnog mesta i opisa posla dodeljuje opremu za rad, te je prilikom prestanka radnog odnosa zaposlenog neophodno neophodno da zaposleni istu vrati.

Pre svega, pomenuta lista bi trebalo da sadrži podatke o imovini poslodavca koju zaposleni vraća poslodavcu prilikom prestanka radnog odnosa, kao što su laptop, računar, mobilni telefon, tablet, kamera, USB, poslovne kartice, parking prolaznice, ključeve i slično.

Naravno, gore pomenutu listu treba prilagoditi okolnostma konkretnog slučaja, odnosno sredstvima rada koja su zaposlenom dodeljena prilikom zasnivanja i u toku trajanja radnog odnosa kod poslodavca.

2. Zaštita od pristupa prostorijama poslodavca

Zaštita od pristupa prostorijama poslodavca pre svega se odnosi na onemogućavanje neovlašćenog pristupa prostorijama poslodavca od strane zaposlenog.

Primera radi, ukoliko je zaposleni imao pristup prostorijama poslodavaca putem šifre za alarm, gore pomenuta lista bi trebalo da sadrži proveru da li šifra za alarm promenjena?

3. Elektronski podaci

Check lista bi takođe trebala da sadrži proveru da li su arhivirani ili obrisani podaci sa računara, desktopa, tableta i mobilnog telefona koji su zaposlenom bili dodeljeni kao sredstvo rada?

Posebnu pažnju u vezi navedenog treba obratiti na poslovni e-mail zaposlenog budući da postoji mogućnost da će rad i komunikacija zaposlenog koja se nalazi na e-mailu u budućnosti biti potrebna poslodavcu, te u vezi sa istim uskladiti postupanje.

4. Zaštita od neovlašćenog elektronskog pristupa

Na ovom mestu posebnu pažnju treba obratiti na razliku između brisanja i onemogućavanja pristupa putem korisničkog naloga i šifre, budući da brisanje naloga može rezultirati gubitkom podataka i relevantnih informacija, za razliku od adekvatnog onemogućavanja pristupa.
Takođe, tom prilikom poslodavac treba da odluči da li će se zaposlenom onemogućiti daljinski, odnosno mrežni pristup internetu, VPN-u, e-pošti, podacima na claud-u i slično?

5. Provera dokumentacije

Prilikom prestanka radnog odnosa zaposlenog treba voditi računa da je zaposleni vratio sve fajlove i dokumentaciju poslodavca.

6. Obaveštenja, konkurencija, tajna

Na kraju, u zavisnosti od okolnosti konkretnog slučaja potrebno je da poslodavac oceni da li je o prestanku radnog odnosa zaposnog potrebno obavestiti odgovarajuće entitete, kao što su klijenti poslodavca, pružaoce usluga poslodavcu, banke i slično, kao i izvrši proveru da li je zaposlenom potrebno otkazati ovlašćenje za potisivanje određenih dokumenta poslodavca?

Takodje, dešava se da je zaposleni i pored prestanka radnog odnosa vezan klauzulom zabrane konkurencije ili poslovnom ili kakvom drugom tajnom, te je svakako potrebno napraviti I odgovarajuće zapise I dokumenta o tim okolnostima.

Svakako je savet da imate pisane i potpisane dokumente o tome.