Arhivska knjiga: Šta treba znati do 30. aprila o arhiviranju u Srbiji

Kraj aprila u poslovnom kalendaru u Srbiji ne donosi samo obaveze plaćanja poreza i podnošenje izveštaja– tu je i zakonska obaveza da se arhivska knjiga mora dostaviti nadležnom arhivu.

Bilo da poslujete sa dokumentima u papirnom, elektronskom ili kombinovanom obliku, obaveze po pitanju arhiviranja precizno su definisane. U nastavku donosimo najvažnije informacije koje bi svako pravno lice trebalo da zna do 30. aprila, kada ističe rok za predaju arhivske knjige nadležnom javnom arhivu.

1. Na koga se odnosi obaveza predaje arhivske knjige arhivu?

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (pa samim ti im obaveza predaje arhivske knjige) se primenjuje na stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Ukratko, stvaralac arhivske građe je svako lice koje svojim radom stvara dokumenta, dok je imalac arhivske građe onaj ko trenutno poseduje te dokumente – bilo da je njihov vlasnik, da ih je dobio na čuvanje ili ih koristi na neki drugi pravni način. Ponekad stvaralac i imalac mogu biti isto lice (npr. organizacija koja je i napravila i drži dokumenta), ali mogu biti i različiti (npr. ako neko nasledi dokumenta ili ih primi na čuvanje).

Iako su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala kako državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaoci javnih ovlašćenja, tako i privredna društva, preduzetnici, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verske zajednice, kao i druga pravna ili fizička lica, pojedine obaveze se odnose samo na pravna lica.

Tako se obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala da:

• obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• odredi odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
• predaje arhivsku građu nadležnom arhivu;
• osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
• vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
• dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, digitalizacija i dr.) i obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka;
• odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
• omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor i postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži;
• donese opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata,

NE odnose na fizička lica.

Dakle, obaveza vođenja i predaje prepisa arhivske knjige se ne odnosi na fizička lica. Takođe, obaveza vođenja i predaje prepisa arhivske knjige se ne odnosi ni na preduzetnike.

2. Šta sve čini arhivsku građu?

Ogranizacije i fizička lica tokom poslovanja, stvaraju dve vrste dokumenata:

• dokumentarni materijal,
•  arhivska građa.

Dokumentarni materijal, predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.

Sa druge strane, arhivska građa je samo onaj dokumentarni materijal koji se trajno čuva.

Arhivska građa predstavlja dokumentaciju od trajne vrednosti za kulturu, nauku, umetnost, pravo, privredu i društvo. To mogu biti pisani, foto, audio, video ili digitalni zapisi nastali u državnim organima, organizacijama ili od strane pojedinaca.

Rokove čuvanja svake kategorije dokumenata utvrđuje stvaralac i imalac (osim fizičkih lica) listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, na koju nadležni javni arhiv daje saglasnost.

Arhivska građa, odnosno dokumentarni materijal koji se trajno čuva, iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe, ne sme se oštetiti ni uništiti.

3. Šta je arhivska knjiga?

Arhivska knjiga predstavlja u suštini evidenciju tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku.  Arhivska knjiga je jednostavnije rečeno spisak u koji organizacije upisuju sva dokumenta koje su napravile tokom godine.

U nju se upisuju recimo šta je koji dokument, kada je nastao, koliko dugo treba da se čuva, gde se nalazi i ostalo. U arhivskoj knjizi se ne evidentiraju samo opšti i posebni akti (npr. pravilnik o radu i rešenja o godišnjem odmoru) same organizacije, već se u njoj evidentiraju i oni dokumenti koji su primljeni od nekog drugog lica (npr. tehničke specifikacije, uverenja, garancije…).

4. Kako se vodi arhivska knjiga?

Obaveza stvaraoca i imaoca arhivske građe jeste da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu.

Obrazac arhivske knjige, propisan je Pravilnikom o obrascu arhivske knjige prema kome se:

• arhivska knjiga može voditi u papirnom i elektronskom obliku,
• arhivska knjiga vodi na obrascu AK, koji je odštampan na kraju Pravilnika,
• upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja,
• papirni oblik arhivske knjige je knjiga tvrdog poveza horizontalnog formata A4,
• na koricama arhivske knjige odštampan je naziv Arhivska knjiga, prostor u koji se upisuje naziv stvaraoca i imaoca, mesto, i raspon brojeva u knjizi,
• stranice knjige, osim prvog i poslednjeg lista, numerisane su.

Da ne zaboravimo važno pravilo: Arhivsku knjigu uvek pravimo jednu, nezavisno od toga koliko imamo papirne, a koliko elektronske dokumentacije.

Najzad, kao što je već rečeno, da ne zaboravimo da dostavimo nadležnom arhivu prepis te naše arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.

5. Koja je razlika između arhivske knjige i elektronskog arhiviranja?

Danas skoro da nema organizacije koja ne primenjuje elektronsko poslovanje u svom radu. Jedan od važnih segmenata elektronskog poslovanja predstavlja elektronsko čuvanje i arhiviranje dokumentacije.

Od 1. januara 2024. godine, Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku uvodi obavezu da se dokumenti nastali u elektronskom obliku arhiviraju isključivo elektronski, uz kvalifikovani elektronski potpis ili pečat (KEP).

Elektronsko arhiviranje odnosi se na dokumentaciju koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao što su izvodi iz banke, ino fakture, ugovori koji su obostrano potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom, IOS… Takva dokumentacija mora da se overava i čuva u elektronskom obliku, sa KEP-om (kvalifikovani elektronski potpis/pečat).

Kako arhiviramo dokumenta nastala u elektronskom obliku?

Uredba propisuje dva režima arhiviranja dokumenata, u zavisnosti od roka čuvanja:

1. Dokumenti sa trajnim rokom čuvanja: Ovakvi elektronski dokumenti se pouzdano čuvaju, što podrazumeva primenu kvalifikovanih elektronskih potpisa ili pečata, kao i vremenskih žigova.
2. Dokumenti sa ograničenim rokom čuvanja: Za ove dokumente nije obavezno pouzdano čuvanje, ali je potrebno obezbediti njihov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost, što se postiže pridruživanjem kvalifikovanog elektronskog potpisa ili pečata dokumentu.

Ukoliko se dokument čuva trajno, mora mu se dodeliti i vremenski žig.

Dakle, arhivska knjiga jeste osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca i imaoca, bez obzira na to da li je dokument nastao u papirnom ili elektronskom obliku. Ona se vodi, potpisuje i čuva u fizičkom (papirnom) obliku, bez obzira da li su sama dokumenta nastala u papirnom ili elektronskom obliku.

Sa druge strane, elektronsko arhiviranje se odnosi samo na dokumenta u elektronskom obliku i podrazumeva čuvanje dokumenata u digitalnom formatu, uz primenu posebnih softverskih rešenja, standarda i bezbednosnih mera koje osiguravaju autentičnost, dostupnost i trajnost elektronskih zapisa.

Ukratko: Arhivska knjiga je fizička, tradicionalna forma arhive, dok je elektronsko arhiviranje savremeni, digitalni način čuvanja dokumentacije.

6. Da li to znači da sva dokumentacija moraju da se arhiviraju elektronski?

Ne. Dokumenta nastala u papirnom obliku ne moraju se skenirati i arhivirati elektronski, jer skeniranjem papirnog dokumenta stvaramo kopiju, original je i dalje u papirnom formatu, u kom se mora arhivirati. 

7. Kome se podnosi arhivska knjiga?

Prepis arhivske knjige podnosi se nadležnom arhivu prema sedištu pravnog lica. Na primer, ako se pravno lice nalazi u Beogradu, prepis se dostavlja Istorijskom arhivu Beograda.

Javni arhiv još:

• vodi evidencije o arhivskoj građi i stvaraocima i imaocima arhivske građe;
• obavlja stručni nadzor u vezi sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• daje odobrenje za uništenje dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;
• pruža stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog materijala i arhivske građe u izradi opštih akata o upravljanju arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
• obavlja i druge poslove utvrđene Zakonom.

Ovde možete pronaći spisak svih nadležnih javnih arhiva.

Prepis arhivske knjige se dostavljao isključivo u papirnom obliku, predajom na pisarnicu ili putem pošte. Zakonski nije isključeno da se prepis arhivske knjige dostavlja u elektronskom obliku, ali se preporučuje da se prethodno izvrše konsultacije sa nadležnim arhivom o prihvatljivim formatima i procedurama.​

8. Da li je saglasnost arhiva na liste kategorija arhivske građe uslov za dostavljanje Arhivske knjige?

Ukratko ne.

Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja čini zapravo svaka vrsta dokumenata koja nastaje u vašem poslovanju. Te kategorije možemo da podelimo na određene grupe: dokumenti koji se tiču radnih odnosa, dokumenti koji se tiču računovodstva, dokumenti o imovini. Sve to zapravo spada u dokumentaciju pravnog lica. Ona koja je nastala na papiru čuvaće se u toj formi, a ona koja je nastala u elektronski, čuvaće se u elektronskoj formi.

Saglasnost nadležnog javnog arhiva na Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja stvaraoca arhivske građe jeste neophodna, ali nije uslov za vođenje Arhivske knjige, odnosno dostavljanje njenog prepisa nadležnom arhivu.

Međutim, to ne znači da ne postoji nikakvi uslovi. Ukoliko recimo do sada niste registrovani kao stvaralac i imalac arhivske građe u Istorijskom arhivu Beograda uz kopiju arhivske knjige potrebno je da Arhivu pošaljete i:

• normativna akta (Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata),
• kopiju akta o osnivanju ili izvoda iz APR-a kao i
• kontakt podatke odgovornog stručnog lica koje je zaduženo za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.

Opšti akti se dostavljaju Arhivu u jednom primerku, dok se Lista kategorija, dostavlja u dva primerka.

9. Šta je eArhiv i kome je namenjen?

Platforma eArhiv je namenjena za subjekte javnog sektora.

Sa druge strane, subjekti privatnog sektora mogu izabrati jednu od dve opcije:

1. Plaćeno rešenje – elektronsko arhiviranje se može sprovoditi angažovanjem druge firme – pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata ili
2. Neplaćeno rešenje – dokumente koji se čuvaju trajno možete sami pouzdano čuvati (elektronski arhivirati, pre predaje nadležnom organu).

Svako pravno lice mora da vodi sopstveni sistem arhiviranja.

10. Da li postoje sankcije ukoliko ne dostavim arhivsku knjigu u roku?

Naveli smo da Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisuje obavezu vođenja arhivske knjige i obavezu dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine za prethodnu godinu.

Kazne za nepoštovanje navedenog Zakona su sledeće:

• Za pravna lica: od 50.000 do 2.000.000 RSD,
• Za odgovorna lica: od 5.000 do 150.000 RSD.

Kazne se primenjuju u slučaju nepredaje arhivske knjige, kao i neispunjavanja drugih obaveza.

Dakle, ukoliko ste pravno lice u Srbiji, do 30. aprila imate zakonsku obavezu da dostavite arhivsku knjigu za prethodnu godinu. Takođe, ukoliko radite sa dokumentima u elektronskom obliku, potrebno je obezbediti njihovo arhiviranje u skladu sa Uredbom. Pravilno arhiviranje štiti vašu dokumentaciju, osigurava usklađenost sa propisima i izbegava potencijalne kazne.

Ukoliko niste sugurni kako da izradite normativna akta, pravilno arhivirate dokumentacije i kako da dostavite arhivsku knjigu nadležnom arhivu, možete se obratiti advokatu za stručnu pomoć.