Ugovor o zakupu poslovnog prostora: Na šta obratiti pažnju?

Ugovor o zakupu poslovnog prostora obavezuje zakupodavca da zakupcu preda na korišćenje poslovni prostor, dok zakupac preuzima obavezu plaćanja zakupnine i vraćanja prostora po isteku zakupa, u skladu sa dogovorenim uslovima.

Međutim, ovaj ugovor nije samo formalnost – on uključuje niz pravnih i poreskih aspekata koji mogu značajno uticati na obe strane. Naime, bilo da ste vlasnik nepokretnosti koji izdaje prostor ili kompanija u potrazi za idealnom lokacijom za poslovanje, dobro sastavljen ugovor o zakupu poslovnog prostora ne samo da štiti prava i obaveze obe ugovorne strane, već može značajno uticati na vrednost i profitabilnost vašeg poslovanja.

Zato, uštedite vreme i novac tako što ćete se upoznati sa uslovima i ugovornim odredbama na koje je potrebno posebno obratiti pažnju, čime ćete izbeći nepredviđene troškove i potencijalne pravne komplikacije.

U ovom tekstu ćemo detaljno analizirati:

• šta sve ugovor o zakupu poslovnog prostora treba da sadrži
• kada i kako ugovor može da se produži ili raskine
• na koji način se ugovor može izmeniti tokom trajanja zakupa
• koja je obavezna forma ugovora da bi bio pravno validan, itd.

Bez obzira na to da li već imate zaključen ovaj ugovor ili tek planirate da ga sklopite, ovaj tekst će vam pomoći da donesete informisane odluke i zaštitite svoje interese.

1.     Šta sve treba da sadrži ugovor o zakupu poslovnog prostora?

Pre nego što potpišete ugovor o zakupu poslovnog prostora, važno je da znate šta sve isti treba da sadrži.

Jasno definisani uslovi i odredbe će vam pomoći da izbegnete nesporazume, pravne probleme i dodatne troškove u budućnosti. 

1. Ugovorne strane

Prvo, na samom početku ugovora treba jasno identifikovati ko su zakupodavac i zakupac. To znači da treba navesti sledeće podatke:

• Ime, prezime i adresu (za fizička lica) 
• Naziv firme, sedište i PIB (za pravna lica) 
• Kontakt podatke ugovornih strana 

Ovo je osnova svakog ugovora i služi da se tačno zna ko su odgovorne strane. 

2. Predmet zakupa

Zatim, neophodno je identifikovati predmet zakupa, odnosno dati jasan opis prostora koji se izdaje u zakup. To znači da je minimum potrebno navesti tačnu adresu poslovnog prostora, površinu u m2, spratnost, broj kancelarija, da li postoji neki dodatni prostor koji se izdaje (npr. magacin ili parking) sa njegovim opisom, da li prostor opremljen ili ne i opisati stanje prostora u trenutku zakupa.

Preporučljivo je priložiti i nacrt ili fotografije prostora kako bi bilo jasno šta zakupac dobija na korišćenje. 

3. Namena poslovnog prostora

Nakon toga, definiše se namena poslovnog prostora.

• Da li se prostor izdaje za kancelarijski rad, prodajni objekat, ugostiteljstvo I slično?
• Da li postoje ograničenja u vezi sa vrstom delatnosti?
• Da li je zakupodavac saglasan sa eventualnim prepravkama prostora?

Zakupodavac može zabraniti određene vrste delatnosti ako recimo smatra da bi one mogle štetiti objektu ili drugim zakupcima u zgradi. 

4. Zakupnina

Definišite i iznoszakupnine(bruto ili neto), kao i način plaćanja. Pored toga, korisno je definisati i rokove plaćanja, kao i eventualne korekcije cene, odnosno kada može doći do promene iznosa zakupnine.

5. Sredstva obezbeđenja

Kada se sklapa ugovor o zakupu, često se definišu i sredstva obezbeđenja kako bi se osiguralo uredno izvršenje obaveza. To mogu biti, na primer, depozit ili menica. Ova sredstva najčešće služe kao garancija za plaćanje zakupnine, ali mogu se dati i za druge ugovorne obaveze. Ugovorom je u tom slučaju potrebno precizirati uslove pod kojima se ta sredstva mogu koristiti, kao i situacije u kojima je potrebno obezbediti nova sredstva.

6. Održavanje prostora i prateći troškovi

Nakon toga, odredite ko je dužan daodržava prostor i plaća računeza struju, vodu, internet i druge režijske troškove. Tipično je zakupodavac odgovoran za veće građevinske popravke i osiguranje prostora, dok je zakupac odgovoran za režijske troškove i manje popravke.  Takođe, ukoliko je prostor potrebno prilagoditi potrebama zakupca, te troškove (troškove fit-outa) obično snosi zakupac, iako u nekim slučajevima, vlasnik prostora – zakupodavac može pružiti određenu podršku ili ulaganje u fit-out kao deo promocije ili dugoročnog ugovora.

7. Odgovornost za nedostatke

Prilikom sklapanja ugovora o zakupu, važno je jasno definisati odgovornost za materijalne i pravne nedostatke. Iako zakupodavac po pravilu snosi odgovornost za sve nedostatke, ugovor može predvideti određena ograničenja ili čak isključenje te odgovornosti. Takođe, preporučuje se precizno definisanje procedure za prijavu nedostataka, kao i načina i rokova za njihovo otklanjanje, kako bi obe strane bile zaštićene u slučaju eventualnih problema.

8. Trajanje zakupa

Obavezno definišite i trajanje zakupa i mogućnost njegovog produženja. Da li je u pitanju kratkoročni zakup (do godinu dana) ili dugoročni zakup? Takođe, definišite otkazni rok za svaku stranu i da li se ugovor automatski produžava ili je potrebno potpisati aneks.

Ukoliko je potrebno zaključiti Aneks, u aneksu jasno definišite nove uslove zakupa, ukoliko ih ima, kao i novo trajanje zakupa.

9. Raskid ugovora o zakupu poslovnog prostora

Ugovor o zakupu poslovnog prostora treba da predvidi i okolnosti pod kojima se može raskinutipre isteka roka. Dakle, ugovor o zakupu, kao i svaki ugovor je moguće raskinuti sporazumno ili jednostrano, uz navođenje razloga za raskid ugovora ili bez navođenja razloga.

Ukoliko je moguć jednostrani raskid, preporučujemo da ugovor o zakupu predvidi jasno definisane razloge za isti, kako bi se izbegla proizvoljna odluka bilo koje od ugovornih strana. Uobičajeni razlozi za raskid ugovora uključuju:

• Neplaćanje zakupnine 
• Korišćenje prostora suprotno dogovorenoj nameni 
• Kršenje ugovorenih obaveza (npr. neodržavanje prostora) 
• Viša sila (npr. požar, poplava) 

Obavezno treba definisati rokove i eventualne penale za prevremeni raskid ugovora. 

10. Podzakup

Jedan od ključnih elemenata ugovora o zakupu jeste pitanje podzakupa, odnosno mogućnost da zakupac ustupi korišćenje prostora trećem licu. Ova stavka može imati značajan uticaj na poslovni odnos između zakupca i zakupodavca, te je važno jasno definisati sve uslove pod kojima se podzakup može realizovati.

Ugovorom bi najpre trebalo definisati da li je podzakup uopšte dozvoljen. Ukoliko jeste, neophodno je precizirati da li zakupac može slobodno davati prostor u podzakup ili je za to potrebna prethodna pisana saglasnost zakupodavca.

Takođe, ukoliko je podzakup dozvoljen, ugovor bi trebalo da sadrži sledeće uslove:

• Da li podzakup može obuhvatiti ceo prostor ili samo njegov deo
• Da li zakupac snosi odgovornost za podzakupca u slučaju neizmirenih obaveza ili štete
• Da li se zakupnina menja u slučaju podzakupa
• Maksimalno trajanje podzakupa i njegovo usklađivanje sa osnovnim ugovorom o zakupu

Ukoliko zakupac ustupi prostor trećem licu bez saglasnosti zakupodavca, a ugovor takvu mogućnost ne predviđa, to može imati pravne posledice, kao što su jednostrani raskid ugovora od strane zakupodavca, uvođenje penala ili drugih sankcija prema zakupcu.

Jasno definisanje odredbi o podzakupu unapred sprečava potencijalne nesporazume i pravne komplikacije, čime se osigurava stabilan i siguran poslovni odnos između svih uključenih strana.

11. Vraćanje prostora

Po isteku ili raskidu ugovora o zakupu, zakupac je u obavezi da nepokretnost vrati zakupodavcu u skladu sa uslovima dogovorenim u ugovoru.

Uobičajeno je zakupac dužan da nepokretnost preda zakupodavcu u stanju u kojem ju je primio, uz uvažavanje normalnog habanja nastalog redovnim korišćenjem, ali je ugovor tu da precizira šta se pod tim podrazumeva, odnosno:

• Da li zakupac ima obavezu da prostor vrati u prvobitno stanje ili zakupodavac može prihvatiti izvršene adaptacije i poboljšanja
• Da li zakupac snosi trošak popravki i sanacije oštećenja nastalih tokom trajanja zakupa
• Koje izmene na prostoru (ako ih je bilo) moraju biti uklonjene, a koje mogu ostati, uz eventualnu kompenzaciju od strane zakupodavca
• Da li je zakupac dužan da izvrši čišćenje, krečenje i dezinfekciju prostora pre primopredaje, kako bi nepokretnost bila spremna za novog zakupca.

Kako bi se obezbedila transparentnost i sprečile nesuglasice, preporučuje se sastavljanje zapisnika o primopredaji nepokretnosti, kako prilikom zaključenja ugovora o zakupu, tako i prilikom njenog vraćanja koji bi trebalo da sadrži opis stanja prostora u tom momentu, kao i popis eventualnih oštećenja koja postoje i dogovor o eventualnim popravkama i/ili adaptacijama koje je još potrebno sprovesti, sa naravno rokovima za njihovo izvršenje.

Jasno definisana pravila vraćanja nepokretnosti po prestanku zakupa osiguravaju fer i transparentan proces, smanjujući rizik od pravnih i finansijskih nesuglasica između zakupca i zakup.

12. Rešavanje sporova

Konačno, ne zaboravite da predvidite način rešavanja sporova,odnosno da li će se eventualni sporovi rešavati mirnim putem, npr. medijacijom ili pregovorima, ili će biti predviđena nadležnost suda i u tom slučaju, kog suda.

13. Druge odredbe

Naravno ugovor o zakupu može sadržati i druge odredbe koje dogovore ugovorne strane.

Sve u svemu, iznajmljivanje poslovnog prostora i pregovaranje o uslovima ugovora o zakupu može biti izazovan proces.

Stoga, kako bi ugovor o zakupu bio detaljan, jasan i precizan i zaštitio vaše interese, adekvatna priprema i strategija su ključni za postizanje povoljnih uslova zakupa koji odgovaraju potrebama vašeg poslovanja, te predlažemo da pre potpisivanja kontaktirate advokata za nekretnine.

2. Specifičnosti zakupa stana kao poslovnog prostora

U poslednje vreme, mnoge kompanije se opredeljuju za zakup stana kao poslovnog prostora. Korišćenje stana za poslovne svrhe donosi brojne prednosti, posebno u pogledu radne atmosfere, jer za razliku od standardnih poslovnih prostora, stanovi nude prijatniji i topliji ambijent koji može pozitivno uticati na produktivnost i zadovoljstvo zaposlenih, pružajući im veći stepen privatnosti i komfora.

Takođe, poslovni sastanci u ovakvom okruženju često su opušteniji i dinamičniji, što može doprineti kreativnijim i efikasnijim razgovorima.

Sa druge strane, da li ste znali da za razliku od zakupa poslovnog prostora koji ne zahteva nikakvu formu (iako je preporučljiva), ugovor o zakupu stana, pa i u slučaju da se koristi kao poslovni prostor, mora biti zaključen u pisanoj formi i sadrži određene elemente koji su obavezni.

Dodatno, kada se stan koristi kao poslovni prostor, često je potrebno prilagoditi ga specifičnim potrebama poslovanja. U tom slučaju, jedna od ključnih stavki ugovora može biti adaptacija prostora. U pravilu, zakupac ne može vršiti bilo kakve prepravke bez prethodne saglasnosti zakupodavca, osim ako ugovor ne predviđa drugačije. Stoga je važno da se sve izmene i adaptacije jasno definišu ugovorom, kako bi se izbegle eventualne buduće nesuglasice između zakupca i zakupodavca.

3. Forma ugovora o zakupu poslovnog prostora

Za razliku od ugovora o zakupu stana za koji smo rekli da mora da bude zaključen u pisanoj formi, zakup poslovnog prostora je neformalan ugovor. To znači da je za njegov nastanak dovoljna saglasnost volja.

Međutim, iako zakon ne zahteva da ugovor o zakupu bude sklopljen u pisanoj formi, njegova izrada u ovom obliku donosi brojne prednosti i dodatnu pravnu sigurnost. Time se minimiziraju rizici od potencijalnih nesporazuma i pravnih komplikacija.

Takođe, pisani ugovor osigurava transparentnost dogovorenih uslova i olakšava rešavanje eventualnih problema, a  slučaju sudskog postupka, upravo ovaj dokument može biti presudan dokaz u zaštiti vaših interesa.

Dodatno, ukoliko želite da registrujete sedište kompanije na adresi zakupljene nepokretnosti, iako se ugovorne predaje Agenciji za privredne registre prilikom registracije kompanije, već se samo podaci o adresi sedišta unose u prijavu o registraciji i osnivački akt, niti Poreskoj upravi, Poreska uprava može tražiti uvid u njega.

Zato, bez obzira na to što zakon ne propisuje obavezu pisane forme, ugovor o zakupu poslovnog prostora je najbolje sklopiti u pisanoj formi i precizno definisati sve gore navedene uslove – zakupninu, trajanje, troškove, mogućnosti raskida i ostalo, koji će osigurati stabilan i bezbedan poslovni odnos.

4. Poreski tretman ugovora o zakupu poslovnog prostora

U zavisnosti od toga sa kim zaključujete ugovor o zakupu poslovnog prostora, razlikovaće se određene pojedinosti u vezi vašeg ugovornog odnosa.

Ugovor o zakupu poslovnog prostora moguće je zaključiti sa:

• Fizičkim licem;
• Pravnim licem;
• Preduzetnikom.

Pa, da krenemo od ugovora o zakupu poslovnog prostora od fizičkog lica.

Za početak, da – potpuno je legalno da privredno društvo ili preduzetnik iznajme poslovni prostor od fizičkog lica. Na toj adresi možete čak i registrovati sedište firme.

Ali čim dogovorite zakupninu, dolazimo do prvog ključnog pitanja: porez.

Večita dilema kod izdavanja nepokretnosti je da li se plaća porez i ukoliko je odgovor potvrdan, ko ga plaća.

Mnogi misle da porez u svakom slučaju plaća zakupodavac kao primalac prihoda. Pogrešno. Da bismo znali ko plaća porez, potrebno je razlikovati više situacija u zavisnosti od toga ko je zakupodavac, odnosno ko je zakupac.

1. Kada je zakupodavac fizičko lice

Kada fizičko lice izdaje svoju nekretninu drugom fizičkom licu, obavezu plaćanja poreza snosi zakupodavac, odnosno vlasnik nekretnine. Međutim, ukoliko fizičko lice izdaje nekretninu pravnom licu, iako zakupodavac prima zakupninu, pravno lice – zakupac je dužno da obračuna i uplati porez na zakup u skladu sa zakonskim propisima.

Dodatno razlika postoji ukoliko je fizičko lice u sistemu PDV-a. U tom slučaja, zakupodavac zakupcu šalje račun kojim ga zadužuje za zakupninu uvećanu za PDV obračunat po opštoj stopi. U ovom slučaju, porez na prihode od zakupa za fizička lica se ne plaća.

Još jedan detalj koji ne smete zaboraviti: porez se obračunava i plaća pre svake isplate zakupnine. Sve ide preko elektronske prijave Poreskoj upravi, a ako je ne predate na vreme – slede kazne.

2. Kada je zakupodavac pravno lice ili preduzetnik

Kad iznajmljujete poslovni prostor od pravnog lica ili preduzetnika, uloge su jasno podeljene:

• Zakupodavac obračunava zakupninu i izdaje vam račun.
• Vi samo plaćate i ne razmišljate o porezima.

Zvuči jednostavno? I jeste, ali ima par začkoljica koje morate znati.

Prvo, ako je zakupodavac u sistemu PDV-a, račun koji dobijete biće uvećan za 20% poreza. To znači da, ako je dogovorena zakupnina 100.000 dinara, na fakturi će pisati 120.000.

Dobra vest? Ako ste i vi u PDV sistemu i koristite prostor za delatnost koja vam daje pravo na odbitak, taj PDV možete refundirati.

Šta ako zakupodavac nije u PDV sistemu? Još jednostavnije. Plaćate samo ugovorenu zakupninu, bez dodatnih poreza.

Još jedna stvar ako ste zakupodavac – pravno lice ili preduzetnik (osim preduzetnika paušalca): zakupnina je prihod, što znači da pravnom licu ulazi u osnovicu za porez na dobit, a preduzetniku se računa u njegov neto prihod.

5. Dodatne smernice prilikom zakupa poslovnog prostora

Pregovaranje o zakupu poslovnog prostora zahteva promišljen pristup i dobru strategiju. Prateći ove savete, možete osigurati povoljne uslove koji će podržati rast vašeg poslovanja.

1. Razlikujte poslovne potrebe od želja

Pre nego što započnete potragu za poslovnim prostorom, jasno definišite šta vam je zaista neophodno za rad, a šta su samo poželjne karakteristike. Ovo će vam pomoći da donesete racionalne odluke i izbegnete nepotrebne troškove.

• Postavite budžet i odredite maksimalnu cenu zakupa

Pre nego što krenete u pregovore, odredite koliki iznos ste spremni da izdvojite za zakup. Uzmite u obzir ne samo osnovnu cenu zakupa, već i dodatne troškove poput režija, održavanja i osiguranja.

• Birajte lokaciju pažljivo – ključni su troškovi i potencijalni profit

Prilikom odabira lokacije, važno je razmotriti dva glavna faktora: koliki su troškovi zakupa u odnosu na vaše prihode i kakav potencijal za profit donosi ta lokacija. Pristupačnost, konkurencija i ciljana publika su ključni elementi koje treba analizirati.

•  Obratite pažnju na fluktuaciju zakupaca u oblasti

Ako primećujete da se na istoj lokaciji često smenjuju različiti zakupci, to može biti znak upozorenja. Brza rotacija može ukazivati na previsoku zakupninu, nedostatak kupaca ili čak problematičnu saradnju sa zakupodavcem. Ako su se tri različita biznisa promenila u tom prostoru u poslednjih pet godina, vredi dodatno istražiti razloge.

• Posetite prostor lično pre donošenja odluke

Bez obzira na to koliko vam se prostor čini idealnim na papiru, obavezno ga posetite uživo. Proverite raspored, stanje objekta, protok ljudi i okolinu. Lični utisak često otkriva detalje koje ne možete primetiti samo kroz fotografije ili opis ugovora.

6. Kada angažovati advokata za nekretnine?

Odgovor je odmah čim oglasite ili počnete da tražite poslovni prostor.

Dobro pripremljeni pregovori o zakupu mogu vam pomoći da pronađete idealan poslovni prostor po optimalnim uslovima, a dobro sastavljen ugovor o zakupu omogućava vašem biznisu stabilan i dugoročan razvoj.

Advokat za nekretnine igra ključnu ulogu u pregovaranju i formulisanju uslova ugovora o zakupu.

Advokat takođe vrši tzv. „due diligence“, odnosno pravnu proveru nekretnine koja se daje u zakup, što uključuje provere sve prateće dokumentacije (npr. o vlasništvu) i potrebnih dozvola vezanih za nju.

Najzad, u slučaju prestanka ugovora, takođe će vam biti potreban advokat za rešavanje spornih situacija i nesuglasica, bilo mirnim bilo sudskim putem.